Der Compliance-Kalender für einen Eigentümer einer Ferienwohnung an der Algarve im Jahr 2026

Die meisten Eigentümer, mit denen wir sprechen, gehen bei der Verwaltung ihrer Ferienwohnung an der Algarve eher reaktiv vor. Eine Frist rückt näher, der Steuerberater schickt eine E-Mail, und die Antwort wird in eine arbeitsreiche Woche hineingequetscht. Dieses Muster kann sich über Jahre hinweg fortsetzen, verschleiert jedoch oft den tatsächlichen Ablauf des regulatorischen Jahres.

Ein nützlicherer Ansatz ist es, die Compliance als Kalender zu betrachten, Monat für Monat und Quartal für Quartal. Die untenstehende Übersicht zeigt, wie wir uns das vorstellen, wenn wir eine neue Immobilie übernehmen.

Warum ein Kalenderansatz hilft

Die Betrachtung der Compliance als Liste einmaliger Aufgaben führt oft zu Lücken. Ein Kalenderansatz macht die kumulierte Belastung sichtbar, was aus mehreren Gründen wichtig ist:

• Er zeigt die Monate auf, in denen sich mehrere Verpflichtungen überschneiden – genau dort entstehen am häufigsten Strafen.
• Er zeigt die Monate außerhalb der Saison auf, in denen Vorbereitungsarbeiten einfacher und kostengünstiger sind als während der Buchungsspitzenzeit.
• Er hilft Ihnen, den Cashflow im Hinblick auf vierteljährliche Einreichungen zu planen, anstatt in Hektik zu geraten, wenn eine Benachrichtigung eintrifft.

Die meisten der unten aufgeführten Punkte finden sich auf einem Portal der portugiesischen Regierung, aber bei der praktischen Umsetzung der Compliance geht es um den richtigen Zeitpunkt, Nachweise und die Reihenfolge, in der die Dinge geschehen.

Das Jahr im Überblick

Nachfolgend finden Sie einen Arbeitsentwurf der Verpflichtungen für 2026, die typischerweise für einen nicht ansässigen Eigentümer gelten, der eine oder zwei Ferienunterkünfte an der Algarve betreibt, die als „Alojamento Local“ registriert sind und das ganze Jahr über kommerziell genutzt werden.

Erstes Quartal (Januar bis März):

• Überprüfung der Verlängerung im nationalen Register für „Alojamento Local“. Die Registrierung ist nach den aktuellen Vorschriften unbefristet, aber die zugrunde liegenden Angaben (Kontaktdaten des Eigentümers, Kapazität, Versicherungsreferenz) müssen korrekt sein.
• AIMA-Gästemeldungsabgleich für den vergangenen Dezember über die SIBA-Plattform. Jeder Aufenthalt sollte bereits innerhalb von drei Werktagen hochgeladen worden sein, aber im Januar ist der richtige Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob keine Einträge fehlen.
• Einreichung der Kurtaxe (taxa municipal turística) bei der örtlichen Câmara. In Lagos erfolgt dies in der Hochsaison monatlich und in der Nebensaison vierteljährlich, sodass die Januar-Abrechnung in der Regel am geringsten ausfällt.
• Überprüfung des Pool-Servicevertrags vor der Frühjahrseröffnung. Die Gemeinden an der Algarve verschärfen die Kontrollen der Sicherheitsprotokolle für Pools.

Zweites Quartal (April bis Juni):

• Jährliche IRS-Einreichung über die portugiesische Steuer- und Zollbehörde. Für nicht ansässige Eigentümer ist die relevante Kategorie „Categoria B, alojamento local“, und die Frist läuft bis Ende Juni für das Vorjahr.
• Vierteljährliche Umsatzsteuererklärung, sofern die Immobilie umsatzsteuerlich registriert ist. Nicht ansässige Eigentümer können nach der Regeländerung im Juli 2025 die Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer nicht mehr in Anspruch nehmen, sodass die meisten Nichtansässigen nun dem normalen Mehrwertsteuersystem unterliegen und routinemäßige Erklärungen einplanen müssen.
• Wartung der Brandschutzausrüstung (Feuerlöscher, Rauchmelder) im jährlichen Zyklus, wie vom AL-Rahmenwerk erwartet.
• Überprüfung der Versicherungsverlängerungen. Eine Haftpflichtversicherung ist für Alojamento-Local-Objekte obligatorisch, und die Unterlagen müssen mit der registrierten Kapazität übereinstimmen.

Drittes Quartal (Juli bis September):

• Monatliche Einreichung der Kurtaxen während der Hochsaison. Diese sind in der Regel die höchsten des Jahres, und hier fallen am häufigsten Strafen für verspätete Einreichung an.
• Nahezu tägliche Übermittlung der Gästeregistrierungen über die SIBA-Plattform (jetzt unter AIMA). Das System verzeiht keine versäumten Einträge in Monaten mit hohem Gästeaufkommen.
• Halbjahresrate der IMI, sofern zutreffend. Eigentümer mit Rechnungen über 500 Euro im dreistufigen Zahlungsplan erhalten die zweite Rate bis Ende August.

Viertes Quartal (Oktober bis Dezember):

• Vierteljährlicher Mehrwertsteuerabschluss und Abgleich mit den Auszahlungsberichten der Buchungsplattformen.
• Letzte Kurtaxenabrechnung des Jahres mit einem Abgleich gegen die Aufzeichnungen der AL-Plattform, um eventuell versäumte monatliche Meldungen zu erfassen.
• Vorbereitung des Jahresabschlusspakets (Quittungen, Rechnungen, Plattformauszüge) für den Steuerberater, der die Steuererklärung im folgenden Juni einreichen wird.
• Überprüfung aller für das folgende Jahr angekündigten regulatorischen Änderungen, einschließlich der EU-Verordnung über Kurzzeitvermietungen, deren Meldepflichten ab 2026 greifen.

Wo der Kalender oft ins Stocken gerät

Bei Objekten, die wir von allein verwaltenden Eigentümern übernehmen, häufen sich Fehler an vorhersehbaren Stellen. Keiner davon ist für sich genommen katastrophal, aber über das Jahr hinweg summieren sie sich.

• AIMA-SIBA-Gästeanmeldungen, die verspätet oder in Stapeln statt innerhalb des dreitägigen Zeitfensters eingereicht werden. Die Bußgelder sind einzeln gering, summieren sich jedoch.
• Kurtaxe, die in falscher Häufigkeit eingereicht wird, oft monatlich, obwohl sie vierteljährlich fällig wäre, oder umgekehrt, weil sich der Zeitplan der Câmara geändert hat und der Eigentümer die Benachrichtigung nicht gesehen hat.
• IRS Categoria B wird als persönliche Einkommensangelegenheit behandelt statt als geschäftliche Einreichung, wodurch vereinfachte Steuerabzüge übersehen werden, die sich erheblich auf die Steuerlast auswirken.
• Pool- und Brandschutzprotokolle werden lückenhaft oder gar nicht geführt, was erst bei einem Besuch im Rahmen der ASAE-Sicherheitsinspektion zum Problem wird.

Die Abhilfe ist in jedem Fall eher verfahrenstechnischer als kostspieliger Natur. Der Kalender dient dazu, zu verhindern, dass Kleinigkeiten am Jahresende zu einem Chaos werden.

Die Rolle des Kalenders bei einer verwalteten Immobilie

Wenn Resort Rentals eine Immobilie verwaltet, wird das meiste davon standardmäßig im Auftrag des Eigentümers erledigt. Gästeberichte, Kurtaxenmeldungen, die Pflege des AL-Registers und die Betriebssicherheitsprotokolle liegen bei uns. Die Beteiligung des Eigentümers beschränkt sich auf:

• Die Unterzeichnung der jährlichen IRS-Einreichung, die sein Steuerberater anhand der von uns bereitgestellten Buchungs- und Umsatzdaten erstellt.
• Die Überprüfung der jährlichen Versicherungsverlängerung und die Bestätigung etwaiger Änderungen der Kapazität oder des Vermögenswerts.
• Die Genehmigung sicherheitsrelevanter Investitionsausgaben, die erforderlich sind, damit die Immobilie die Vorschriften einhält.

Verwaltete Immobilien sind nicht vom Kalender ausgenommen; die Verpflichtungen bestehen unabhängig davon. Der Unterschied liegt darin, wer die operative Last trägt.

Zusammenfassung

Bei der Einhaltung der Vorschriften für eine Ferienvermietung an der Algarve im Jahr 2026 geht es weniger um einzelne Fristen als vielmehr um die Gesamtentwicklung des Jahres. Die Darstellung als Kalender macht sowohl die Monate deutlich, die überlastet sind, als auch die Monate, die Zeit für Vorbereitungen lassen. Für Eigentümer, die es vorziehen, die operative Seite eher abwickeln zu lassen, als sie persönlich zu verfolgen, zeigen wir gerne auf, wie der Kalender für eine bestimmte Immobilie aussehen würde. Ein nützlicher Ausgangspunkt ist unser Leitfaden zur Alojamento-Local-Lizenz, der die Registrierungslage behandelt, auf der der Rest des Jahres aufbaut.